Πώς τα συνέδρια πήγαν από τις μεγάλες αίθουσες στα «ψηφιακά παράθυρα»
Photo Credits: Shutterstock

Πώς τα συνέδρια πήγαν από τις μεγάλες αίθουσες στα «ψηφιακά παράθυρα»

[rt_reading_time postfix="minutes" postfix_singular="minute"] read
Share it:

Τα συνέδρια αποτελούν τόπους ανταλλαγής ιδεών, διασύνδεσης επαγγελματιών και κλεισίματος συμφωνιών. Πώς μπορεί η βιομηχανία, αξίας 1,1 τρις. δολαρίων, να επιβιώσει μέσα στην πανδημία του COVID-19;

Το συνέδριο της παγκόσμιας ένωσης διαφημιστών PROMAX είχε προγραμματιστεί για τα μέσα Μαρτίου στη Μαδρίτη, ακριβώς τη στιγμή που η Ισπανία αποφάσισε να εφαρμόσει καθολικό lockdown. Τα κρούσματα αυξάνονταν με αποτέλεσμα το ετήσιο συνέδριο – με πάνω από 500 σύνεδρους κρατήσεις σε πάνω από 300 δωμάτια και συνολικό κόστος στα 524 χιλιάδες δολάρια – να αναβληθεί.

Η αναβολή σήμαινε «ότι όλα τα εισιτήρια, όλες οι αγορές, όλες οι ομιλίες, όλες οι δεσμεύσεις έπρεπε να παγώσουν προς το παρόν», αναφέρει ο διευθυντής του συνεδρίου, Λέστερ Μορντού.

Σήμερα, παρά τις ελπίδες των διοργανωτών, το συνέδριο δεν θα πραγματοποιηθεί το 2020 – τουλάχιστον όχι με τη φυσική παρουσία των συνέδρων. To PROMAX είναι ακόμα ένα παράδειγμα της πλήρης ακινησίας στην οποία έχει περιέλθει η βιομηχανία των συνεδρίων στον απόηχο της πανδημίας του Covid-19.

Στην εποχή του κορωνοϊού τα συνέδρια έχουν αυξημένη επικινδυνότητα καθώς οι σύνεδροι συγκεντρώνονται σε ένα μέρος και είναι δύσκολο να αποφευχθεί η στενή επαφή. Κοντινές θέσεις, κοινός μπουφές και networking καθιστούν το περιβάλλον των συνεδρίων «ιδανικό έδαφος» για την εξάπλωση του ιού.

Όσοι συμμετέχοντες επιστρέφουν στην πατρίδα τους από τα λίγα συνέδρια που πραγματοποιούνται στιγματίζονται άμεσα. Εικοσιπέντε σύνεδροι από ένα συνέδριο στο Εδιμβούργο τον Φεβρουάριο κόλλησαν τον ιό, ενώ ένας εξ’ αυτών στη συνέχεια παρευρέθη σε παιδικό πάρτι.

Ο μεγάλος αριθμός συγκέντρωσης των ανθρώπων, η γενικευμένη χαλαρότητα και το γεγονός ότι οι άνθρωποι περνούν χρόνο μαζί κάνουν τα συνέδρια χώρους υψηλού ρίσκου μετάδοσης, αναφέρει ο Πολ Χάντερ, καθηγητής ιατρικής στο University of East Anglia.

Αυτή τη στιγμή είναι σχεδόν αδύνατον να διεξαχθεί ένα συνέδριο – λόγω των ταξιδιωτικών περιορισμών και του υγειονομικού ρίσκου. Παρόλα αυτά πρέπει να συνεχίσουν καθώς η βιομηχανία των συνεδρίων εκατοντάδες χιλιάδες εργαζομένους. Πώς μπορούν τα συνέδρια να προσαρμοστούν στις νέες συνθήκες;

Ψηφιακό συνέδριο.
«Ολοι μιλούσαν για τα ψηφιακά συνέδρια πριν τον κορωνοϊό, αλλά κανείς δεν ασχολήθηκε αρκετά για να εξερευνήσει την επιλογή», αναφέρει η Μάντι Τζένιγκς της Paje Consulting. © Shutterstock

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός

Το PROMAX μετέφερε κάποια μέρη του συνεδρίου, όπως τις σημαντικές ομιλίες στο διαδίκτυο, αλλάζοντας τις μεγάλες αίθουσες με παράθυρα του Zoom.

«Ολοι μιλούσαν για τα ψηφιακά συνέδρια πριν τον κορωνοϊό, αλλά κανείς δεν ασχολήθηκε αρκετά για να εξερευνήσει την επιλογή», αναφέρει η Μάντι Τζένιγκς της Paje Consulting. «Ήμασταν σε μία φάση που κάναμε ότι είχαμε συνηθίσει. Αυτό οδήγησε τους πάντες να αγκαλιάσουν αυτήν την αλλαγή και πολλές εταιρείες να συνειδητοποιήσουν ότι πολλά πράγματα μπορούν να γίνουν ψηφιακά, χωρίς να χρειάζεται οι εργαζόμενοί τους να μπουν στο τρένο ή στο αεροπλάνο».

Η συμμετοχή στα ψηφιακά events που αντικατέστησαν το PROMAX ήταν «ενθαρρυντική» αναφέρει ο Μορντού. Ορισμένα events μάλιστα συγκέντρωσαν τους ίδιους συμμετέχοντες που θα συγκέντρωναν και στα φυσικά συνέδρια. Οι σύνεδροι είχαν τη δυνατότητα να «εξαργυρώσουν» τα εισιτήρια τους για το ψηφιακό event ή να τα κρατήσουν για το συνέδριο του 2021. Τα μέχρι τώρα νούμερα έδειξαν ότι αρκετοί επέλεξαν να δοκιμάσουν τα ψηφιακά events, σύμφωνα με τον Μορντού.


«Το networking είναι τεράστιο κομμάτι των συνεδρίων» – Λέστερ Μορντού


Παρά τα θετικά σημάδια οι διοργανωτές γνωρίζουν ότι τα ψηφιακά events είναι απλά μία απομίμηση των παραδοσιακών συνεδρίων. «Ηταν συνειδητή επιλογή μας να μην προσπαθήσουμε να αναπαραγάγουμε την εμπειρία των συνεδρίων, αναγνωρίζοντας ότι τα φυσικά συνέδρια έχουν κάποια χειροπιαστά προτερήματα», τονίζει ο Μορντού.

Οι επιχειρήσεις στέλνουν τους εργαζομένους τους σε συνέδρια λόγω των ευκαιριών για networking και των συζητήσεων που συμβαίνουν στο περιθώριο των εκδηλώσεων.

«Ολοι γνωρίζουμε ότι το networking είναι σημαντικό μέρος των συνεδρίων», τονίζει ο Μορτνού. «Η δυνατότητα να συνομιλήσεις με τα μέλη της κοινότητάς σου, να επικοινωνήσεις τις ιδέες σου και να εμπνευστείς συνθέτουν την εμπειρία ενός συνεδρίου». Οι διοργανωτές προσπαθούν να μεταφέρουν αυτήν την εμπειρία στο διαδίκτυο, αλλά είναι πολύ δύσκολο.

Σύνεδρος μιλάει σε συνέδριο.
Όταν τα συνέδρια επιστρέψουν στην κανονικότητα θα έχουν αρκετά διαφορετική μορφή. © Shutterstock

Το αβέβαιο μέλλον

Παρά τα πιθανά ζητήματα ασφάλειας, κάποια συνέδρια ξεκινούν με αργά βήματα να επιστρέφουν. Η βρετανική κυβέρνηση ανακοίνωσε την 1η Οκτωβρίου ως ημέρα επιστροφής των συνεδρίων, μετά από έντονες πιέσεις και προειδοποιήσεις του κλάδου  ότι κινδυνεύουν 30 χιλιάδες θέσεις εργασίας.

H βρετανική βιομηχανία των συνεδρίων συγκεντρώνει 11 δισ. λίρες τον χρόνο, σύμφωνα με τη Ρέιτσελ Πάρκερ, διευθύντρια του συνδέσμου του κλάδου Association of Event Venues. Αναφέρει ότι μεταξύ 50% και 90% των εργαζομένων του κλάδου τέθηκαν σε αναστολή σύμβασης, ενώ πολλοί εξ’ αυτών θα χάσουν τις δουλειές τους μόλις σταματήσεις η στήριξη από τη βρετανική κυβέρνηση. «Μπορεί να έχουμε το πράσινο φως αλλά δυνητικά θα κινηθούμε στο 15% με 25% των εσόδων μας αυτό το τρίμηνο και επομένως χρειαζόμαστε οικονομική στήριξη από την κυβέρνηση», υπογραμμίζει η Πάρκερ.


Διαβάστε επίσης: Εποχή Napster για τη βιομηχανία των εκδηλώσεων 


Όταν τα συνέδρια επιστρέψουν στην κανονικότητα θα έχουν αρκετά διαφορετική μορφή. «Οι διοργανωτές θα πρέπει να κοιτάξουν τα μέτρα που θα αφορούν την τεχνική πλευρά των συνεδρίων», επισημαίνει η Πάρκερ. Η πλειοψηφία των επιδημιολόγων, για παράδειγμα, θα ανατρίχιαζε στη σκέψη ενός μικροφώνου το οποίο θα μοιράζονται τα μέλη του κοινού για να κάνουν ερωτήσεις. Αντ’ αυτού θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν μικρόφωνα «μπουμ», τα οποία θα κρέμονται πάνω από τους συμμετέχοντες, ή συστήματα τύπου Sli.do, τα οποία επιτρέπουν την υποβολή ερωτήσεων μέσω chat. Τα βραδινά events, όπου παραδοσιακά είναι η καλύτερη ώρα για networking, θα είναι δύσκολα καθώς στις περισσότερες χώρες υπάρχουν μέτρα που απαγορεύουν τις συναθροίσεις.

Η Πάρκερ προτείνει την εισαγωγή νέων μέτρων. Ισως υπάρχει η ανάγκη να εφαρμοστεί ένα «σύστημα φαναριού» στις εισόδους, λέει η Πάρκερ χαρακτηριστικά. «Ελπίζουμε ότι δεν θα χρειαστεί να λάβουμε τέτοια μέτρα».

Ο παράγοντας φόβος

Τα συνέδρια είναι ο ιδανικός κλάδος για να επαναλειτουργήσει όσο ο κόσμος «μάχεται» κατά του COVID-19, τονίζει η Πάρκερ. «Ξέρουμε ποιος έρχεται στα συνέδριά μας», λέει. «Μπορεί να υπάρχουν κάποιοι που θα το αποφασίσουν την τελευταία στιγμή, αλλά το 99,9% των συνέδρων έχουν προ-εγγραφτεί στο συνέδριο. Η ιχνηλάτηση γίνεται ήδη».

Η Λίντα Μπόλντ, καθηγήτρια δημόσιας υγείας στο Πανεπιστήμιο του Εδιμβούργου είναι πιο προσεκτική. «Ενα από τα προτερήματα των συνεδρίων είναι ότι συγκεντρώνεται μεγάλος αριθμός ανθρώπων σε κλειστούς χώρους και αυτό είναι ακριβώς αυτό που δεν θέλουμε να κάνουμε τώρα», λέει η Μπόλντ. «Πιστεύω ότι τα εθνικά συνέδρια εντός του Ηνωμένου Βασιλείου, θα μπορούσαν, όπως συνέβη και με τα ξενοδοχεία, να λειτουργήσουν αν τηρούνταν οι αποστάσεις. Αλλά τα διεθνή συνέδρια νομίζω ότι είναι κακή ιδέα για φέτος».

Εκτός από το γεγονός ότι οι ταξιδιώτες από ορισμένες χώρες θα είναι περισσότερο «επικίνδυνοι», το ίδιο το ταξίδι σε ταξί και αεροπλάνα θα λειτουργήσει αποτρεπτικά για τη διεξαγωγή μεγάλων διεθνών συνεδρίων.

Ο Χαντερ πιστεύει ότι μόνο ένα εμβόλιο θα επιτρέψει στον κλάδο να συνεχίσει τη λειτουργία του. «Πιστεύω ότι αρκετοί ανθρωποι δεν θα ξεπεράσουν τον ψυχολογικό φόβο, αν και πιστεύω ότι οι περισσότεροι από εμάς θα το κάνουμε», τονίζει. «Με ένα αποτελεσματικό εμβόλιο, όμως, θα μειωθεί η ανασφάλεια των ανθρώπων».


«Τα διεθνή συνέδρια νομίζω ότι είναι κακή ιδέα για φέτος» – Λίντα Μπόλντ


Αν και οι επαγγελματίες του κλάδου πιστεύουν ότι τα ψηφιακά events θα κυριαρχήσουν στο υπόλοιπο του 2020. Ερευνα της Professional Convention Management Association έδειξε ότι ο αντίκτυπος του κορωνοϊού στη βιομηχανία θα είναι μακρόχρονος. Μεγάλη μερίδα αναλυτών αμφιβάλλει.

«Το φως στο τέλος του τούνελ ξεκινά να φαίνεται», επισημαίνει ο Μορντού. «Στο μεταξύ όμως έχουμε το παλιό καλό ίντερνετ».

με πληροφορίες από BBC

Renova Deco
Smart Booking Title
Smart Booking

Explore More